Cổng ra vào là một trí quan trọng đối với các nhà máy, công trường, bệnh viện, siêu thị… Tất cả các hoạt động ra vào của con người, phương tiện. Cũng như là hóa ra vào công ty đề được kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy quy trình kiểm soát ra vào công ty có thực sự cần thiết? Qua bài viết dưới đây công ty bảo vệ Hà Nội sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình kiểm soát ra vào được diễn ra như thế nào.
XEM THÊM: PHƯƠNG ÁN BẢO VỆ TÒA NHÀ
Sự cần thiết của quy trình kiểm soát ra vào cổng
Như chúng ta đã biết đối với các doanh nghiệp, nhà máy, xí nghiệp… Cổng ra vào là một vị trí không thể thiếu và luôn có người túc trực. Ngoài ra còn có sự tham gia của các hệ thống kiểm soát ra vào cổng như barie, cổng xoay,..
Việc kiểm ra vào soát chi tiết sự của con người cũng như phương tiện. Đặc biệt là hàng hóa khi ra vào tại đây. Sẽ giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và nắm bắt được tình hình khi có biến động xảy ra.
Đối với các đơn vị trên thì các quy định và quy trình kiểm soát ra vào sẽ gần như giống nhau. Như một bản quy tắc chung đã được xây dựng khi thành lập doanh nghiệp, công ty.
Ý nghĩa, mục đích và yêu cầu kiểm soát ra vào
Ý nghĩa, mục đích kiểm soát ra vào
Cổng ra vào là vị trí quan trọng trong công tác bảo vệ mục tiêu nhà máy, công trường, bệnh viện,…. Có kiểm soát được người ra vào, hàng hóa xuất nhập, mới đảm bảo an ninh trật tự cho mục tiêu, bảo vệ tài sản cho chủ quản.
Ngoài ra, kiểm tra hệ thống kiểm soát ra vào tại cổng. Nhằm giúp các phòng chức năng cũng như ban giám đốc của chủ quản liên lạc, giao dịch với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Để tổ chức sản xuất, kinh doanh, làm dịch vụ đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh cổng chính, ở một số xí nghiệp, công trường còn đặt các chòi gác. Để việc kiểm soát được bao quát hơn, hỗ trợ cho kiểm tra, tuần tra bảo vệ mục tiêu.
- Chấn chỉnh và nâng cao ý thức trách nhiệm về việc tuân thủ nội quy lao động của mọi người
- Kiểm soát xe ra vào để xuất nhập hàng hóa, vật tư, thiết bị, nguyên phụ liệu…
- Kiểm soát đối tác, khách hàng, người lao động hay người lạ mặt
- Đảm bảo tối ưu tài sản cho mọi người và cho đơn vị.
- Hướng dẫn thực hiện công tác quản lý nhân sự đúng theo quy định pháp luật và chính sách của đơn vị.
Yêu cầu của hoạt động kiểm soát, kiểm tra tại cổng chính:
- Phân biệt và cho những người thuộc cán bộ, công nhân viên. Cũng như là lao động thầu phụ vào làm việc trong mục tiêu theo những quy định cụ thể.
- Không sai sót nhầm lẫn khi kiểm soát hàng hóa, xuất nhập, phương tiện ra vào cổng.
- Quản lý các loại sổ sách và thẻ của công nhân.
- Quản lý đúng các quy định về chìa khóa, kiểm tra niêm phong các loại phòng của mục tiêu do chủ quản giao.
- Quán xuyến hệ thống báo cháy, báo trộm được chủ quản trang bị.
- Tiếp nhận đúng quy định những công văn giấy tờ và điện thoại đến mục tiêu. Phục vụ việc xử lý thông tin của chủ quản.
- Thực hiện những yêu cầu khác do chủ quản giao theo thỏa thuận đã ký với công ty bảo vệ chuyên nghiệp.
Quy trình kiểm soát ra vào cổng
Quy trình ra vào cổng được tiến hành kiểm soát chi tiết đối với từng đối tượng, công việc
Đối với cán bộ, nhân viên công ty
- Khi ra vào cổng phải xuống xe dắt bộ đối với xe máy và xuất trình giấy tờ
- Ra vào cổng trong giờ làm việc được sự đồng ý của cấp trên và có “Giấy ra cổng” hoặc “Giấy công tác”
- Xe ô tô được cử đi công tác lái xe phải cung cấp “Lệnh điều xe” được phê duyệt.
- Không mang vào trong cổng các chất gây ô nhiễm môi trường, các chất dễ cháy nổ. Các hóa chất độc hại, vũ khí, hung khí.
- Khi ra khỏi cổng không được mang bất kỳ vật dụng hay tài sản của đơn vị. Nếu có cần có sự đồng ý của cấp trên có thẩm quyền.
- Không dẫn người lạ vào trong khi không có sự cho phép của người quản lý.
Đối với khách đến liên hệ công tác, xin việc, nhà cung cấp
Với đối tượng là khách đến với công ty bởi lý do nào đó. Thì quy trình kiểm soát khách ra vào công ty chặt chẽ bao nhiêu. Sẽ góp phần bảo vệ tài sản, trật tự cho công ty bấy nhiêu. Trong trường hợp xảy ra sự cố sẽ dễ dàng truy tìm thông tin của họ. Và tạo ra thói quen cho các khách hàng khi đến đơn vị.
Yêu cầu khách xuất trình giấy giới thiệu, chứng minh thư hoặc giấy tờ hợp lệ khác. Để bảo vệ xem xét hướng dẫn vào cổng, có sổ ghi chép nhật ký khách hàng ra vào cổng. Sau khi ra khỏi cổng khách hàng sẽ được trả lại các giấy tờ trên.
Hàng hóa mang vào cổng phải được kiểm tra và có sự đồng ý của cấp trên. Nghiêm cấm mang vào trong cổng các chất dễ cháy nổ, hóa chất độc hại, các loại vũ khí…
Có ý thức giữ gìn nét văn hóa chung: không gây ồn ào, to tiếng, ăn mặc gọn gàng…
Không tự ý quay phim chụp ảnh khi chưa được cho phép.
Kiểm soát hàng hóa ra vào cổng
Xuất trình giấy tờ hàng hóa mang vào trong công ty. Khi ra khỏi cổng phải xuất trình phiếu xuất kho nếu chở hàng hóa ra ngoài. Phiếu xuất kho phải có đầy đủ thông tin như: chữ ký, con dấu, số hóa đơn, số lượng hàng; tên người lái xe, số xe, ngày xuất…
Thống kê, cập nhật vào sổ các thông tin có liên quan đến xe, người chuyên chở hàng hóa ra vào. Bảo vệ thực hiện việc hướng dẫn hướng lối đi, điểm dừng và sắp xếp thời gian ra vào.Tuân thủ các quy định, biển báo và bảng hướng dẫn khi đi trong khuôn viên. Không đỗ xe sai vị trí và lưu trú qua đêm.
Trên đây là các quy trình ra vào cổng đối với các công ty, nhà máy, xí nghiệp, siêu thị,… Ngoài sự giám sát của con người thì những giải pháp kiểm soát quy trình ra vào có sự hỗ trợ của các thiết bị, phần mềm kiểm soát. Sẽ giúp cho công tác này đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Hiện nay một trong những phần mềm quản lý và kiểm soát. Được tích hợp giữa barrier và camera giám sát tại cổng là phương án cho hiệu quả cao. Khắc phục được tất cả các nhược điểm của hệ thống kiểm soát truyền thống. Hạn chế tối đa sự can thiệp của con người, tự động ghi lại biển số xe, thời gian ra vào, hình ảnh xe ra vào…. Mang lại hiệu quả tối đa cho công tác kiểm soát tại cổng ra vào công ty, nhà máy, xí nghiệp.
Liên hệ ngay Công ty bảo vệ Hà Nội để được hỗ trợ về dịch vụ bảo vệ:
CN Hồ Chí Minh: 40/18 Trần Não, Phường An Khánh, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
CN Hà Nội: C20910, Vinhome 119 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 0981 292 846
Để biết thêm về Dịch vụ bảo vệ của chúng tôi bạn có thể theo dõi chúng tôi trên Youtube
Phuong/HT